La optimización de procesos es un aspecto crucial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia, reducir errores y ofrecer un producto o servicio de mayor calidad. ¿Qué es la optimización de procesos? La optimización de procesos se centra en identificar y mejorar los procedimientos y flujos de trabajo dentro de una organización. Su objetivo principal es aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. Para que todo funcione como un reloj suizo. ¿Por qué? Porque cuando los engranajes están bien engrasados, la empresa se vuelve más eficiente, los errores se reducen y la calidad del producto o servicio mejora. Para lograrlo, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de la empresa, comprender su estructura, flujo de trabajo y objetivos. Importancia de la optimización de procesos La optimización de procesos es cada vez más relevante para las empresas. ¿Qué compañía no desea mejorar sus productos, la satisfacción del cliente y gestionar recursos de manera adecuada? Lo más probable es que todas y esa es, en pocas palabras, la labor de la optimización de recursos y procesos. Un buen análisis y optimización de procesos de una compañía solo puede conducir al aumento de la competitividad y la rentabilidad. Eso sí, es clave recordar que en un proceso de negocio intervienen diferentes factores y la mala utilización o empleo de los diferentes recursos impactará en el grado de satisfacción de los clientes y la rentabilidad de la empresa. Aquí hay algunas razones clave para su importancia: Competitividad y rentabilidad: Un análisis y optimización adecuados pueden aumentar la competitividad y la rentabilidad de la empresa. Recursos bien utilizados: La mala gestión de recursos afecta la satisfacción del cliente y la rentabilidad. La optimización de procesos ayuda a evitar estos inconvenientes. Mejora continua: La optimización es un proceso constante que permite adaptarse a cambios y mantenerse ágil en un entorno empresarial dinámico. Ejemplos de optimización de procesos A continuación, presento algunos ejemplos de áreas donde se puede aplicar la optimización de procesos: Fabricación de productos: Reducir tiempos de producción, minimizar desperdicio y mejorar la calidad. Gestión de compras: Optimizar el proceso de adquisición de materias primas, etc.. y suministros. Inventario: Implementar sistemas eficientes para controlar y gestionar el inventario. Soporte técnico: Agilizar la atención al cliente y resolver problemas de manera más eficiente. Planificación de tiempo Aquí tienes un plan de tiempo para optimizar tus procesos: Análisis: Comprende tus procesos actuales. Identificación de áreas de mejora: Encuentra los cuellos de botella. Selección de herramientas: Elige las herramientas adecuadas. ¿Necesitas un CRM para tus clientes o un BPM para tus procesos internos? Implementación: Aplica los cambios. Ejemplo de Optimización de Procesos en una empresa El Dilema La zapatería tenía un problema: sus clientes se impacientaban mientras esperaban a que los vendedores buscaran el par de zapatos adecuado en el almacén. Además, los empleados a menudo se confundían entre las tallas y los modelos. ¡Era un lío! La Solución Optimización de Procesos de Ventas: Implementaron un sistema de etiquetado inteligente en el almacén. Cada caja de zapatos tenía un código de barras que indicaba la talla, el modelo y el color. Los vendedores usaban escáneres de código de barras para localizar rápidamente los zapatos solicitados por los clientes. ¡Adiós a las búsquedas interminables! Además, crearon una base de datos centralizada con información detallada de todos los productos. Así, los empleados podían verificar la disponibilidad y características de los zapatos al instante. Automatización de Procesos: Implementaron un chatbot en su sitio web para responder preguntas frecuentes de los clientes. Esto liberó al personal de atención al cliente para resolver consultas más complejas y repetitivas. También automatizaron el proceso de reabastecimiento de inventario. Cuando un modelo se agotaba, el sistema generaba automáticamente una orden de compra para reponerlo. Los Resultados Clientes felices: Ahora los clientes encontraban sus zapatos en minutos, no en horas. Menos errores : Las confusiones de tallas y modelos disminuyeron significativamente. Mayor eficiencia : Los empleados se centraban en tareas más importantes en lugar de buscar zapatos en estanterías laberínticas. Y es que a veces no nos damos cuenta o no somos conscientes del tiempo que perdemos en realizar algunos trabajos o procesos. El tiempo es dinero, por lo tanto perdemos beneficios, y puede conllevar otros problemas de bienestar del personal por generar estrés, desmotivación, ansiedad,... por no poder realizar sus tareas en el tiempo indicado por no tener una metodología de trabajo eficiente. Y recuerda que la #optimizacióndeprocesos es un #procesocontinuo. ¡Buena suerte en tu búsqueda de eficiencia y calidad! 🚀 Contacta con nosotros y haremos un primer análisis del estado de tu empresa totalmente gratis.

La mayoría de los problemas que hoy en día tenemos, son propiciados por la falta de entendimiento, por una falta de comunicación activa o asertiva. ¿Exponemos claramente lo que queremos decir? ¿Escuchamos atentamente para entender o para prepararnos a responder?

"El trabajo más productivo es el que sale de las manos de un hombre contento." - Victor Pauchet Empezaremos explicando que es el Equilibrio Organizacional en una empresa y en qué consiste exactamente. Hay muchos estudios e investigaciones sobre el comportamiento interno de las organizaciones. Una organización es ejecutada por personas que gestionan diferentes áreas de la empresa para su funcionamiento, por lo tanto, se basa en una comunidad de personas con sus diferentes roles, remunerado según el trabajo a realizar cada uno. Por lo tanto, tenemos 3 pilares fundamentales en una organización. Personas contratadas: Capital Humano Objetivo/misión: Por el cual trabajan esas personas y se creó la empresa: Objeto Social Comunicación, herramientas, formación: El hilo conductor para la consecución correcta de sus trabajos: Cultura Organizacional ¿Y entonces cuál es la clave del éxito de la compañía para su crecimiento? La parte fundamental es que el capital humano de la empresa trabaje con motivación, satisfacción y compromiso con la empresa , así tendremos la cooperación total. Para ello hay estrategias con ese fin, que el capital humano funcione adecuadamente para que todos los procesos se cumplan correctamente. El comportamiento organizacional básicamente determina la dirección, el crecimiento y la continuidad en el tiempo. El comportamiento se basa en las conductas del equipo humano, que se reflejan en la productividad , el bajo nivel de absentismo , la cooperación , la satisfacción y motivación en el trabajo , la ética profesional , el trabajo en equipo , el compromiso con los objetivos, entre otros… Hay otros factores a tener en cuenta para obtener un equilibrio organizacional sólido y perfectamente equilibrado, las relaciones interpersonales, el clima laboral, la cooperación entre equipos de trabajo, la comunicación interna , producto/servicio competitivo, buen liderazgo , etc. ¿Cuáles son esas áreas que podemos potenciar hacia el equilibrio? 1. Capital Humano: Cooperación y satisfacción de los empleados. Solemos creer que con la remuneración de su trabajo, el salario, ya es suficiente para que se sientan motivados, satisfechos y comprometidos en el trabajo. Es posible que en algunos casos sea así o con una buena remuneración salarial se sientan satisfechos, pero eso será durante un tiempo limitado. O en otros casos que por el hecho de ser contratado y tener empleo, para algunas direcciones de empresa , es más que suficiente para un agradecimiento eterno hacía ellos . En este caso solo hay un punto de vista, una única perspectiva, poco realista, un espejismo rentable y con cierto arcaísmo, pero gracias a las nuevas generaciones más conscientes y a las actualizaciones de las empresas están disminuyendo este tipo de gestión de empresas. No debemos confundir lo que es la conducta, comportamiento, emociones, pensamiento del empleado hacía la empresa, con las obligaciones de su trabajo o su profesionalidad, no estamos hablando de esto, si no que cada individuo nos movemos por diferentes causas o valores para que dé lo máximo para la empresa por la que trabaja. Un contrato o un salario, no obliga a que el empleado deba de tener implicación, motivación y cooperación al 100% en todo momento en su trayectoria laboral. El empresario debe crear ese clima tanto individual como colectivo para propiciar dichos estados de conducta en los empleados. En este punto pueden influir muchos f actores que potencie el comportamiento del empleado a favor de la empresa . (De igual modo que puede influir negativamente la pasividad y negacionismo hacía una organización cooperativa, ética e igualitaria) Una de las acciones básicas y la más esperada (no significa que la mejor), pero también la más rápida en crear el efecto de satisfacción, cooperación y compromiso, es el potenciar en base a incentivos, por cumplimientos de objetivos , por esfuerzo e implicación en determinados momentos cruciales para la empresa. Hay que evaluar y analizar cada caso y tener una buen plan de incentivos , que se irá mejorando y adaptando para que no caiga en mal uso y el efecto no sea el que uno se espera . Y no olvidemos que hay otros tipos de incentivos no económicos para dar valor al equipo humano en conjunto o individual para potenciar las cualidades del equipo. ( beneficios sociales , reconocimientos, desarrollo profesional, conciliación laboral y familiar, ...) 2. La cultura organizacional : Comunicación, transparencia y unión. Elementos sociales, como actividades para equipo (como eventos corporativos ) y formaciones para capacitar al personal y actualizarse, como fomentar la diversidad e igualdad, adaptación en todas las áreas, la comunicación interna , integración real de los equipos, como ofrecer las herramientas e información necesarias para realizar sus trabajos correctamente. La empresa debe crear su cultura como organización, para que todo el personal sepa, conozca, entienda y se vea participe de esa cultura. Debe de estar escrita, ser un documento abierto dónde se vaya adaptando a nuevos inputs tanto del mercado, de los clientes, de los empleados como de los propios objetivos de la empresa. Porque esa es la razón de la existencia de la organización, cumplir los objetivos y durabilidad del negocio en el tiempo. La comunicación hacía el personal y entre todos los que trabajen en la organización, debe de ser clara, concisa, todos teniendo claro cuál es el camino a seguir y la unión de todos como equipo. 3. Objeto social: hacer de nuestro producto/servicio el mejor del mercado. Otro factor imprescindible para el equilibrio organizacional es "cuidar" el motivo de la creación y el porqué de la existencia de la empresa ; sus productos o servicios para el cuál están trabajando. Adaptarse al mercado , innovar , mejoras continuas , invertir en automatización de procesos o aspectos que ayuden a la venta, tanto en tiempo de entrega como en reducción de costes , sin olvidar en buscar el valor añadido diferenciándose del resto de la competencia . Invertir también en tiempo para analizar el mejor camino a seguir , incluso adelantarse si es posible a la necesidad del mercado , como en la búsqueda de nuevos y mejores productos o servicios que ofrecer. Porque en esto se basan todos los negocios, en tener éxito, no sólo en la obtención de beneficios, también en la longevidad de la empresa, de manera sana, eficiente y lo máximo rentable posible. En tu organización asegúrate de tener el mejor producto/servicio junto al mejor equipo profesional. Conovoc te ayuda en todos estos aspectos, no esperes más y comencemos la nueva era de tu organización. Contacta con nosotros aquí, sin compromiso, sin ningun coste en la primera visita.

Y es una realidad, aunque es posible que no nos demos cuenta o no queramos identificarlo como un comienzo el finalizar las vacaciones de verano dónde se inicia una nueva etapa de cambios y un arranque en general.

En las últimas décadas, la palabra “líder” ha ido cogiendo un peso importante en las organizaciones y más protagonismo o empatía frente a la palabra “jefe"...

Puedes tener una gran idea, los medios económicos, las infraestructuras… ¿pero puedes hacerlo tu solo?

"Invertir en el capital humano es la apuesta más segura de una organización junto a una estrategia empresarial equilibrada en todas sus áreas."

"Estas reuniones, se suelen hacer de pie, para no excederse en tiempo. "

"Es por ello, que debemos de efectuar descansos frecuentes y cortos, para destensar la musculatura, relajar la vista y coger fuerzas." Debemos ser estrictos, constantes y metódicos, para ello apliquemos unas p autas a tener en cuenta para adaptarse al teletrabajo. 1. Es fundamental que se considere por ambas partes (empresa y trabajador) que el teletrabajo es exactamente igual que el presencial , en responsabilidad, en importancia y en profesionalidad. NO HAY NINGUNA DIFERENCIA , salvo que el trabajador no tendrá que desplazarse hacía su puesto de trabajo. 2. Siguiendo con el punto anterior, debe de marcarse un horario y hábitos igual o lo más similar posible como el presencial . Por lo tanto, el despertador, el desayuno, descansos, deben seguir realizándose de igual modo como si fuera presencial. 3. Tener un espacio propio dónde trabajar, dentro de las posibilidades del trabajador, deberá de crear una zona habilitada para poder trabajar, con orden y silencio , eso implica que no se recomienda trabajar en zonas comunes, como cocinas, dormitorios, etc. Ya que el desorden, si hubiera, o la asociación de pensamientos con otras obligaciones nos harán desconcentrarnos. 4. El teletrabajo no significa aislamiento con los compañeros o superiores, todo lo contrario, debe de haber una Comunicación Internarna (CI) sólida y debemos estar conectados diariamente o lo más frecuentemente posible con ellos, como si estuviéramos trabajando presencialmente , y actualmente tenemos muchas vías tecnológicas para comunicarnos. Tampoco significa que estemos al 100% teletrabajando, también se recomienda fijarse algún día para ir presencialmente al trabajo, para una toma de contacto, puesta en común, reuniones, etc. 5. Cuándo estamos teletrabajando, tenemos que ser aún más constantes y estrictos, para separar las obligaciones laborales, con otras obligaciones o ocio personales. Debemos limitarlos , puesto que unos de los errores más comunes y perjudiciales a nivel mental o personal, es no saber diferenciar o limitar nuestro tiempo de trabajo con nuestra vida privada, hasta el punto de llegar a mezclar la vida personal con la laboral. 6. Con el teletrabajo hacemos menos actividad física, puesto que no nos movemos de casa, por ellos es fundamental que el resto del tiempo hagamos actividades de ejercicio , si lo hacíamos antes, seguir haciéndolo, si no con más motivo aún, marcándonos objetivos para la realización de diferentes ejercicios. 7. Debemos realizar pequeñas pausas para comer o para estirar los músculos. Al no estar acostumbrado en trabajar en nuestro domicilio, suelen achacarse contracturas y dolores musculares al teletrabajo , puesto que cambiamos de posturas, o estamos más tiempo en la misma postura o nuestra zona de trabajo no está bien habilitada para el trabajo (ver anexo) o igual que teníamos en nuestro puesto de trabajo presencial. Tipo de silla, altura de la pantalla, luz, etc… Es por ello, que debemos de efectuar descansos frecuentes y cortos, para destensar la musculatura, relajar la vista y coger fuerzas. 8. Volvemos a reiterar la importancia de tomar el teletrabajo exactamente igual que el presencial, eso significa que no hagamos cosas que no haríamos en el trabajo, como distraernos con consultas en las redes sociales, etc . Ya que cuando trabajamos solos y desde casas, hay más tentaciones de consultar y distraernos con las RRSS, evítalas. 9. La empresa debe de habilitar todas las herramientas necesarias para que puedas ejecutar tu trabajo con normalidad y con garantías. Es por ello, que un e-mail de empresa y un teléfono del trabajo, deberían de ser habilitados para teletrabajar, aunque en el trabajo presencial no era necesario. Importante. Se debe de separar siempre y no utilizar nuestros e-mails o teléfonos privados. 10. Y por último, y no por ello el menos importante, es nuestra unidad familiar, ellos deben de comprender, apoyar y contribuir a respetar los espacios y tiempo dedicado a trabajar, y a no molestar. Para ayudar a que el teletrabajo no caiga en un caos, os presentamos diferentes técnicas para aprender a gestionar nuestro tiempo y adaptarnos eficazmente a esta nueva metodología de trabajar. Técnica Pomodoro A finales de los años ochenta el consultor italiano Francesco Cirillo desarrolló esta técnica con la intención de aumentar la eficiencia en el trabajo. El método consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos - a estos periodos se les denomina ‘Pomodoros’ - separados por una pausa de cinco minutos. Durante esos ‘Pomodoros’ el trabajador debe dedicarse a una tarea en concreto sin distracciones . Cada cuatro ‘Pomodoros’ se recomienda tomar un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. Las pausas mejoran la agilidad mental. Vídeo explicativo Regla de los dos minutos Este método consiste en establecer la norma de realizar inmediatamente aquellas tareas que conllevan menos de dos minutos . El objetivo de esta técnica es dejar de pensar y apuntar las gestiones que hay que hacer y simplemente realizarlas en el acto. La regla de los dos minutos surge a partir del método Getting Things Done (GTD) desarrollado por David Allen y evita sucumbir a la posposición constante de actividades. Vídeo explicativo Técnica ‘Comerse la Rana’ La clave para ser más productivo es aprender a priorizar las diferentes gestiones que hay que llevar a cabo a lo largo del día. Se tiende a dejar para el final las tareas más complicadas y, al llegar con menos energía, se acaban dejando para otro momento. Teniendo en cuenta este comportamiento, el autor Brian Tracy ideó la técnica ‘cómete una rana’, basada en la cita del escritor Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día“ . Lo que recomienda esta metodología es que es mejor empezar por la tarea más difícil o "desagradable", y así el resto parecerán más sencillas. Esta técnica impide la postergación y hace que la jornada laboral sea más productiva. Método IVY LEE La clave está en no centrarse nunca en más de seis tareas y disponerlas por orden de prioridad , colocando en primer lugar la más urgente. Esta metodología evita el multitasking (multitarea) ya que obliga a centrarse únicamente en una tarea y no pasar a la siguiente hasta tacharla de la lista. A quellas tareas que no se han completado se pasan en orden a la lista del día siguiente. Ivy Lee fue un profesional de las Relaciones Públicas que a principios del siglo XX diseñó una técnica consistente en realizar, al final de la jornada laboral, una lista de las seis cosas más importantes para el día siguiente . De esta forma , al día siguiente ya está organizada la jornada y el empleado puede centrarse en ir realizando las tareas por orden. Si quieres que te ayudemos, asesorando, guiándote o creando una planificación y estrategia de teletrabajo para tu empresa, en Conovoc Innovación somos lideres en el sector y podemos ayudarte con garantía.